Binnen een contractuele rechtsverhouding verzenden partijen regelmatig kennisgevingen naar elkaar. Denk aan de verzending van een factuur of een ingebrekestelling, of het versturen van een contractopzegging of -ontbinding. Het behoort tot het wezen van een kennisgeving dat deze een zekere weg naar de medecontractant aflegt. Is een kennisgeving van de ene contractspartij (‘de kennisgever’) naar de medecontractant (‘de bestemmeling’) onderweg, dan kan men doorgaans drie fasen onderscheiden: verzending, ontvangst en kennisname. Aan elk van deze drie scharniermomenten kan de wet of het contract rechtsgevolgen koppelen. Zo bepaalt artikel X.16, §2 WER dat de opzegtermijn van een handelsagentuurovereenkomst begint te lopen de derde werkdag na de datum van verzending, indien de opzegbeslissing bij aangetekende brief gebeurde. Luidens artikel VI.59, §3 WER is een aanbieder bij een overeenkomst op afstand met betrekking tot financiële diensten ertoe gehouden om binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van de herroepingsbeslissing alle bedragen aan de consument terug te betalen die de aanbieder krachtens de overeenkomst op afstand van de consument ontvangen heeft. Het is tot slot de (redelijke) kennisname van de buitengerechtelijke ontbindingsbeslissing die leidt tot de beëindiging van het contract (art. 5.93 BW juncto art. 1.5, lid 2 BW). Precies omdat deze scharniermomenten vaak belangrijke rechtsgevolgen met zich meebrengen, is het in een latere procedure van belang dat partijen in staat zijn aan te tonen dat (en op welk ogenblik) verzending, ontvangst en/of kennisname plaatsgevonden heeft.
Het belang van deze problematiek blijkt goed uit een arrest van het hof van beroep te Gent van 7 september 2023. De feiten die aan dit arrest ten grondslag liggen, zijn als volgt samen te vatten. Als waarborg voor diverse kredieten sluiten twee echtgenoten een aantal schuldsaldoverzekeringen af. Wanneer één van de echtgenoten op 17 januari 2017 overlijdt, vragen de erfgenamen aan de verzekeraar om dekking te verlenen. Voor een aantal polissen meent de verzekeraar dat hij geen tussenkomst meer moet verlenen omdat deze polissen voor het overlijden beëindigd zijn wegens niet-betaling van de premie. De verzekeraar wijst naar de bijzondere polisvoorwaarden, die bepalen dat: “De verbreking van de overeenkomst uitwerking [heeft] ten vroegste 30 dagen na verzending door de verzekeraar aan de verzekeringnemer van een aangetekende brief waarin herinnerd wordt aan de gevolgen van de niet-betaling.” Voor een aantal schuldsaldoverzekeringen spitst de discussie zich toe op de vraag of de verzekeraar (kan aantonen dat hij) een aangetekende brief naar zijn medecontractant verzonden heeft met de vraag om tot premiebetaling over te gaan en met de herinnering wat de gevolgen van niet-betaling zijn. De verzekeraar legt in rechte een document neer opgesteld door bpost, waarin alle aangetekende brieven opgelijst staan die de verzekeraar op een bepaalde datum verzonden heeft. Naast elke brief op deze lijst staat een barcode die aan een individuele bestemmeling (waaronder de verzekeringnemer) gelinkt kan worden. Deze lijst overtuigt de rechtbank dat de verzekeraar wel degelijk tijdig en in overeenstemming met de bijzondere polisvoorwaarden een aangetekende brief naar zijn verzekeringnemer verzonden heeft, en dus dat aan de schuldsaldoverzekeringen (dertig dagen na verzending van deze brief) een einde is gekomen. Bovenop dit bewijs van verzending vereist het hof niet dat de verzekeraar ook de inhoud zelf van de verzonden brief kan aantonen. Het is, integendeel, aan de erfgenamen die beweren een andere brief ontvangen te hebben om te bewijzen dat de door de verzekeraar in rechte overgelegde kopie niet met het ontvangen origineel overeenstemt, aldus het hof van beroep.
In het laatste TBH-nummer uit 2023 verscheen van mijn hand een bijdrage waarin ik uiteenzet hoe een contractspartij kan aantonen dat zij (tijdig) een kennisgeving naar de medecontractant verzonden heeft, dat deze medecontractant de kennisgeving (tijdig) ontvangen heeft en er (tijdig) kennis van genomen heeft. Daarbij heb ik mijn bespreking beperkt tot schriftelijke kennisgevingen en focus ik op de meest voorkomende verzendingswijzen die partijen in een contractuele rechtsverhouding aanwenden. Aan bod komen: het bewijs van verzending, ontvangst en kennisname van een gewone en een aangetekende brief, een e-mail, een fax en een kennisgeving verstuurd via een elektronische berichtenbox. Principes heb ik gepuurd uit de Belgische rechtspraak. Waar nodig, vul ik aan met inzichten uit het Nederlandse en Duitse recht. Voor een goed begrip start ik mijn uiteenzetting met een herneming van een aantal bewijsrechtelijke principes die voor dit onderzoek van belang zijn.
1 reactie
Luc Devlamynck · 13 februari 2024 op 12:19
tof initiatief! ik zie graag uit naar de volgende publicaties!